Mengenal Virtual Assistant dan Tugasnya Dan Contohnya

masbejo.com *_* Virtual Assistant adalah sebuah kecerdasan buatan yang ditempatkan pada platform tertentu. Ia berjalan pada algoritma sendiri yang sudah dibuat oleh para insinyur kecerdasan buatan.

Asisten virtual bisa ditemukan pada kanal-kanal yang memerlukan otomatisasi. Jadi mereka bisa berinteraksi dua arah ketika prosedurnya cocok.

Apa itu Virtual Assistant?

Virtual assistant, dikenal juga dengan asisten virtual, ini merupakan sebuah istilah untuk orang yang bekerja tetapi melalui jarak jauh, bagi sebuah perusahaan. Di mana dengan memberikan layanan administratif dan juga support bisnis bagi perusahaan.

Asisten virtual biasa bekerja secara remote atau jarak jauh, namun terdapat juga pekerjaan ini yang mengharuskan pekerjanya bekerja di kantor, namun tetap melakukan pekerjaan secara virtual seperti call center atau agent live chat yang menghubungi consumer perusahaan melalui virtual.

Perusahaan memiliki keuntungan dalam mempekerjakan virtual assistant karena lebih mudah dan efisien dalam melakukan pekerjaan.

Perusahaan dapat memperkecil pengeluaran dalam memperkerjakan pegawainya, seperti pengeluaran akomodasi transportasi dan lain-lain.

Tidak hanya perusahaan, seseorang dengan pekerjaan ini juga mendapatkan keuntungan bekerja secara virtual.

Mereka dapat melakukan pekerjaan dimanapun mereka berada tanpa perlu berangkat ke kantor atau pergi menemui klien dan consumer.

Tugas dan Tanggung Jawab Virtual Assistant

Experienced Virtual Personal Assistant I MyOutDesk

Meskipun dalam pengertiannya, virtual assistant hanya melakukan pekerjaan administratif, namun pada hakikatnya tugas seorang mereka tidak hanya dalam hal administratif, namun beberapa tugas lainnya juga dapat dikerjakan.

Hal ini bergantung pada kebutuhan perusahaan untuk mempekerjakan pegawainya secara virtual.

Beberapa tugas seorang virtual assistant antara lain:

1. Menjadi Asisten Pribadi

Sama halnya dengan namanya, seorang virtual assistant memiliki tugas sebagai asisten pribadi.

Selayaknya seorang asisten pribadi, pada tugas ini mereka akan melakukan beberapa pekerjaan seperti Menyusun agenda, mengatur jadwal, dan melakukan panggilan telepon dan tugas seorang asisten pribadi lainnya.

Seorang asisten pribadi melakukan beberapa tugas yang berkaitan dengan permintaan atasan perusahaan, maupun klien dari perusahaan.

Berbeda dengan asisten pribadi di kantor yang banyak melakukan pekerjaan, pekerjaan ini memiliki pekerjaan yang lebih praktis.

2. Melayani Pelanggan

Customer service adalah salah satu jenis pekerjaan virtual assistant.

Tugas seorang customer service adalah melayani pelanggan entah itu untuk pengaduan terkait layanan perusahaan atau layanan lain dalam penggunaan produk perusahaan.

Kamu yang  bekerja di posisi ini akan menjangkau customer dengan cara virtual atau tidak bertemu secara langsung.

Customer dari berbagai wilayah lebih mudah dijangkau oleh perusahaan dengan bantuan customer service.

3. Mengelola Sosial Media

Salah satu jenis media digital paling favorit dipakai yakni media sosial.

Beberapa perusahaan memiliki akun sosial media yang bertujuan mendekatkan brand atau perusahaan kepada perusahaan baik dalam pemasaran maupun layanan.

Beberapa sosial media seperti Instagram, Facebook, dan Twitter menjadi sosial media yang paling banyak digunakan perusahaan.

Penggunaan sosial media juga menjadikan perusahaan membutuhkan virtual assistant untuk mengelola sosial media.

Mereka bertugas membalas pesan atau komentar dari followers di sosial media.

Selain itu, tugas memposting informasi berkaitan perusahaan juga menjadi tugas penting.

4. Mengelola Email

Email dalam sebuah perusahaan adalah salah satu sarana komunikasi antara perusahaan dengan klien atau customer.

Baca Juga :  Mengenal Transistor dan Fungsi Transistor

Email biasanya berisi persetujuan klien, atau pun data audit milik klien.

Dalam hal ini perusahaan membutuhkan seseorang untuk mengelola email. Tugas inilah yang juga dijalankan oleh seorang virtual assistant.

Dalam tugas ini, mereka memiliki tugas mengelola email dan mengecek email perusahaan atau klien.

Email yang masuk akan diteruskan kepada atasan, kemudian akan dibalas sesuai dengan permintaan atasan.

Posisi mereka pada tugas ini sering dijumpai pada posisi agent email service, yang dikhususkan mengelola email perusahaan.

5. Entry Data

Pekerjaan berkaitan dengan entry data atau proses memasukkan data klien juga merupakan tugas seorang virtual assistant.

Tugas dalam entry data antara lain seperti mengumpulkan data, memeriksa keakuratannya, dan menghapus data yang sudah tidak diperlukan.

Kemampuan dalam mengelola data yang biasanya berupa Microsoft Excel sangat diperlukan dalam tugas ini.

Ketelitian juga sangat diperlukan dalam melakukan entry data.

Kemampuan Yang Dibutuhkan Sebagai Seorang Virtual Assistant

فوائد تعيين المساعد الافتراضي - HULUL1 BLOG

Untuk Menjadi seorang virtual assistant, beberapa kemampuan wajib dimiliki diantaranya :

1. Komunikasi

Komunikasi hampir selalu dibutuhkan oleh semua jenis pekerjaan, tidak terkecuali pekerjaan sebagai virtual assistant.

Sebab, hampir semua jenis tugas dan tugas seorang asisten virtual membutuhkan kemampuan berkomunikasi yang baik.

Komunikasi kepada klien atau customer harus baik dan mencerminkan image dari perusahaan itu sendiri.

Tidak hanya komunikasi dalam berbicara, namun kemampuan komunikasi secara tertulis juga dibutuhkan.

2. Keahlian Menggunakan Software

Pekerjaan secara virtual tentu membutuhkan tugas digital untuk melakukan pekerjaan tersebut. Beberapa software akan dibutuhkan untuk mendukung kinerja seorang virtual assistant.

Beberapa perusahaan bahkan ada yang memiliki software yang dibuat sendiri. Namun software basic yang sangat dibutuhkan di dunia kerja yaitu Microsoft Office juga masih digunakan.

Oleh sebab itu, dalam pekerjaan ini kemampuan mengoperasikan Microsoft Office menjadi penting.

Microsoft Office memiliki beberapa jenis seperti Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, dan yang paling sering digunakan adalah Microsoft Excel.

Semua jenis Microsoft Office tersebut harus dikuasai oleh seorang asisten virtual sebagai kemampuan dasar.

Pengelolaan data perusahaan dengan menggunakan Microsoft Excel menjadi sebuah kebutuhan. Keahlian Microsoft Excel seperti rumus dalam mempermudah pengelolaan data mungkin dibutuhkan.

Kemampuan dalam mengetik cepat atau fast typing juga amat membantu posisi pekerjaan ini.

3. Manajemen Waktu

Tidak hanya kemampuan verbal namun kemampuan non verbal seperti manajemen waktu juga diperlukan.

Seorang virtual assistant akan bekerja secara fleksibel dan jarak jauh, sehingga jauh dari pantauan atasan.

Hal ini tidak membuat seseorang dengan pekerjaan ini untuk tidak mengatur waktunya dalam mengerjakan tugas.

Justru sebaliknya, mereka harus menyesuaikan waktu dengan baik agar pekerjaan serta target dari perusahaan terpenuhi.

Manajemen waktu yang baik akan berimbas pada performa perusahaan.

Semua deadline yang dapat terpenuhi tepat waktu akan memuaskan klien sehingga citra perusahaan akan menjadi lebih baik.

4. Pengambilan Keputusan

Kemampuan pengambilan keputusan juga menjadi syarat kemampuan bagi seorang virtual assistant.

Kemampuan ini mungkin terlihat tidak penting, namun sebenarnya kemampuan ini juga tidak kalah penting untuk membuat pekerjaan menjadi lebih cepat.

Pengambilan keputusan atau decision making juga merupakan salah satu kemampuan yang berkaitan dengan kemampuan berkomunikasi.

Mereka akan diminta membuat keputusan secara tepat saat berkomunikasi dengan klien.

Nampaknya pekerjaan sebagai asisten virtual cukup menarik. Apalagi bagi kamu yang menginginkan pekerjaan yang tidak mengharuskan datang ke kantor.

Baca Juga :  Mengenal Chromebook dan Perbedaannya dengan Laptop

Aplikasi Asisten Virtual Berbasis Chatbot

Tanya Veronika Asisten Virtual
Tanya Veronika, Asisten Virtual untuk Memudahkan Pelanggan Telkomsel | Kabar Tangsel
Tanya Veronika Asisten Virtual Telkomsel merupakan layanan digital berbasis chat yang diluncurkan oleh Telkomsel, guna memudahkan pelanggan dalam melakukan pembelian pulsa, mengecek sisa kuota internet, menukar Telkomsel POIN, lokasi MyGraPARI atau informasi lainnya seputar layanan Telkomsel.
2. Amazon Alexa
Amazon Alexa sebenarnya adalah asisten pribadi yang hebat. Sayangnya, hanya beberapa perangkat seperti Amazon Fire atau Amazon Echo saja yang bisa digunakan sebagai ‘jalan’ untuk menggunakan asisten pribadi ini.
Aplikasi yang tersedia di Play Store pun hanya berguna sebagai perantara antar perangkat. Alexa bisa melakukan pencarian web, berintegrasi dengan barang rumahan yang ‘pintar’, hingga memesan pizza.
Pembatasan perangkat sajalah yang membuat asisten pribadi milik Amazon ini terlihat eksklusif dan mahal.
3. Bixby
Bixby adalah aplikasi asisten pribadi milik Samsung. Sejauh ini, Bixby hanya tersedia di perangkat Samsung saja. Penelusuran web, mengunduh aplikasi dari Google Play via suara, hingga dukungan langsung dari aplikasi lain milik Samsung merupakan beberapa dari banyaknya kegunaan utama dari aplikasi ini.
Bixby juga mendukung teknologi ‘smart home’ asalkan kamu memiliki hub milik Samsung, yang sayangnya hanya bisa digunakan satu tahun. Secara garis besar, Bixby sangat membantu dan mudah untuk digunakan sebagai ‘teman’ sekaligus asisten pribadi kamu.
4. Cortana
Jika kamu merupakan salah satu pengguna Windows 10, pasti sudah tidak asing lagi dengan Cortana. Benar memang jika asisten pribadi seperti Cortana masih butuh waktu lebih agar bisa menyamai level Bixby atau Alexa.
Akan tetapi, dukungan lintas platform yang mulus sepertinya sudah bisa dijadikan alasan kenapa orang-orang harus menggunakan Cortana. Selain itu, Cortana juga dibekali dengan kemampuan untuk menelepon seseorang, mengirim SMS atau email, hingga membuat catatan di kalender.
Asisten pribadi milik Microsoft ini wajib kamu coba, terlebih lagi pengembangan yang selalu aktif tentu saja mampu menawarkan lebih banyak potensi dan fitur untuk kedepannya.
5. Google Assistant
Google Assistant bisa dibilang merupakan aplikasi asisten pribadi terbaik untuk Android sejauh ini. Google Assistant muncul dengan beragam fitur yang mencakup hal dasar hingga yang lebih maju untuk mengakomodasi kebutuhan pengguna.
Bahkan, aplikasi ini juga terintegrasi dengan beberapa barang ‘pintar’ seperti lampu Philips Hue. Tak hanya solid, Google Assistant juga berhasil tampil konsisten berkat kontribusi Google yang rutin menambah stabilitas dan fitur.
Tak hanya untuk smartphone berbasis Android saja, Google Assistant juga tersedia sekaligus tertanam sebagai AI dari perangkat milik Google lainnya, yakni Google Home.
6. Siri
Siri merupakan asisten pribadi cerdas yang tersedia untuk berbagai macam produk Apple seperti iOS, watchOS, tvOS dan macOs. Siri menggunakan suara alami dan UI interaktif yang berguna untuk menjawab pertanyaan, membuat rekomendasi, dan melakukan beragam perintah dari pengguna lewat integrasinya dengan internet.
Hasil yang dimunculkan pun bersifat individual, karena menyesuaikan dengan bahasa dan preferensi pencarian pengguna. Sejauh ini, Siri masih menjadi asisten pribadi tercerdas, terbaik dan paling responsif dalam melakukan permintaan pengguna.
7. Tasia
Tasia merupakan produk layanan digital berikutnya dari Auto2000 untuk memberikan kemudahan pada pelanggan dalam mengakses dan menikmati segala bentuk layanan Auto2000. Bisa dikatakan Tasia merupakan chatbot otomotif pertama di Indonesia untuk mempermudah pelanggan berinteraksi dengan Auto2000 tanpa batasan ruang dan waktu
Chatbot bernama Tasia ini bisa diakses via web, aplikasi mobile, dan aplikasi chat WhatsApp nomor 0822-8980-2000. Tasia ini memiliki kemampuan percakapan natural di dalam aplikasi pesan singkat atas bantuan kecerdasan buatan atau artificial intelligent (AI). Kehadiran chatbot Tasia diperlukan untuk beberapa kecakapan penting, seperti fast response sehingga chatbot dapat dengan cepat membalas pesan dari pelanggan sesuai dengan kebutuhan informasi yang diinginkan.
Chatbot ini juga dapat diakses 24 jam penuh karena tidak membutuhkan operator untuk menjalankan. Dan yang paling menarik, chatbot seperti Tasia memiliki gaya bahasa yang luwes dan tidak kaku sehingga terasa alami dan nyaman saat berinteraksi. Tasia juga memiliki beberapa fitur utama unggulan.
8. VIA
Via adalah asisten virtual yang akan membantu kamu ketika menghubungi Vutura. Saat tim kami mulai sibuk mengembangkan Vutura, kami butuh bantuan untuk menjawab semua pertanyaan yang datang. Jadi kami memutuskan untuk menambah anggota tim kami, Via si chatbot.
Via, yang bisa kamu hubungi melalui WhatsApp, diberi nama yang sama dengan Sekretaris Eksekutif kami. Via mungkin akan sedikit malu-malu. Tapi dia akan terbiasa dengan lebih banyak mengobrol. Via didesain untuk selalu belajar dan akan selalu terus belajar. Kami tau Via bisa membantu kamu jika kamu butuh bantuan.
Via gak cuman baik tapi juga hebat. Via siap bales chat kapan aja dimana aja, buat kamu Via gak perlu tidur. Via akan bales chat kamu langsung dan cepat.
9. Robin
Aplikasi yang satu ini didesain untuk menyaingi Siri, personal assistant yang ada di perangkat Apple. Ia terkenal dengan gaya navigasinya yang hebat saat kita sedang mengemudi. Tak hanya itu, Robin adalah personal assistant yang bisa menyesuaikan preferensi pengguna.
Kamu bisa mengatur ingin dipanggil apa, Robin juga akan semakin menyesuaikan layanannya dengan kebiasaanmu. Cara penggunaannya juga sederhana. Cukup dengan mengetuk tombol mikrofon, memanggil “Robin”, atau melambaikan tangan dua kali di depan handphone.
10. Databot Assistant
Jika kamu ingin bermain-main dengan personal assistant, kamu bisa mencoba Databot Assistant. Pengguna dapat menanyakan berbagai pertanyaan kepadanya. Misalnya meminta tip untuk kehidupan sehari-hari, menanyakan cuaca, dan lain-lain. Ia bahkan bisa memberikan lelucon sehari-hari, tebak-tebakan, dan hal lain yang menghibur.
11. Lyra Virtual Assistant
Dilansir dari Android Authority, Lyra Virtual Assistant layak disebut sebagai aplikasi personal assistant dengan user interface paling sederhana. Walaupun begitu, ada berbagai fitur yang bisa kamu gunakan.
Misalnya mencari video di YouTube, mencari arah, menyetel alarm, dan lain-lain. Bahkan ia juga bisa mengajakmu bercanda lho! Terlebih lagi, semua fiturnya dapat diakses secara gratis tanpa ada in-app purchase.
12. Google Allo
Sedikit berbeda dengan aplikasi asisten lainnya, Google Allo adalah aplikasi chatting yang masih dikembangkan oleh Google. Nantinya, Google Allo ini bisa menjadi salah satu aplikasi chatting pintar yang sangat menarik. Bagaimana tidak, Anda bisa mengetik isi chat berdasarkan emosi yang Anda rasakan. Ukuran teks yang tertulis menandakan apakah Anda sedang berteriak atau berbisik.
Membalas pesan dengan Smart Reply akan menjadi terasa lebih mudah karena Anda tidak perlu mengetik. Fitur ini akan mempelajari pola respon Anda dan menyarankan tanggapan dengan teks maupun foto. Di Google Allo, Google juga mengombinasikan layanan messenger dengan asisten pribadi karena Anda juga memberikan perintah suara untuk tugas-tugas dasar.